Grupo Construcía necesitaba maximizar el valor de las inversiones realizadas durante su proceso de digitalización. Mediante un assessment estratégico de IT identificamos oportunidades de optimización de costes, mejoramos la integración entre plataformas y definimos una hoja de ruta tecnológica hasta 2030 basada en datos, benchmark sectorial y análisis del coste total de propiedad (TCO).
Tras varios años de inversión intensiva en digitalización, muchas organizaciones llegan a un punto de inflexión. La prioridad deja de ser incorporar nuevas herramientas y pasa a extraer más valor de la tecnología existente, controlar el gasto recurrente y decidir qué plataformas deben mantenerse, optimizarse o sustituirse.
Este era el reto de Grupo Construcía, una constructora española especializada en edificación terciaria y construcción sostenible. Entre 2022 y 2024, la compañía había desarrollado un ecosistema tecnológico avanzado, comparable al de los líderes europeos de su sector, con soluciones de ERP cloud, CRM, BIM, CDE y gestión integrada de obra.
El siguiente paso consistía en evolucionar desde un modelo centrado en la implantación de capacidades hacia una etapa de eficiencia operativa y crecimiento sostenible. Para ello, la dirección necesitaba una evaluación independiente sobre sus costes IT, el rendimiento de sus plataformas y las decisiones tecnológicas prioritarias hasta 2030.
La compañía debía responder a tres preguntas principales:
Estas decisiones no podían posponerse. Varios contratos estratégicos, entre ellos los asociados a Autodesk y Microsoft, vencían en 2026 y estaban sujetos a subidas de precio anunciadas. El calendario de renovaciones se convirtió en un elemento clave para definir la estrategia tecnológica.
Realizamos un assessment de cuatro semanas que combinó CIO Advisory, optimización de costes IT, análisis del coste total de propiedad (TCO), benchmark sectorial y principios de FinOps.
Revisamos presupuestos, contratos, licencias e inventarios tecnológicos. Además, realizamos entrevistas con stakeholders de negocio y del área IT, junto con encuestas organizativas y específicas para el departamento tecnológico.
Este análisis permitió evaluar el coste, el uso y el valor aportado por cada plataforma. Para cada sistema crítico calculamos su TCO con el objetivo de determinar, caso por caso, si la mejor decisión consistía en consolidar, optimizar o sustituir la plataforma.
El assessment permitió detectar hasta aproximadamente 125.000 euros anuales de ahorro potencial en licencias de ERP, CRM y otras plataformas.
A esta cantidad se sumaron cerca de 30.000 euros al año de coste evitable. Este ahorro podía conseguirse protegiendo acuerdos existentes y adelantando determinadas renovaciones antes de que entraran en vigor las subidas de precio anunciadas.
El análisis también aportó una conclusión relevante: no todas las licencias requerían una renegociación agresiva. El diagnóstico confirmó que siete de los ocho productos analizados ya se encontraban a un precio competitivo o incluso mejor que las referencias del mercado.
Este resultado permitió redirigir el esfuerzo hacia las iniciativas con mayor impacto. En lugar de centrar la estrategia únicamente en reducir precios, el foco pasó a proteger las condiciones favorables ya conseguidas, seleccionar el momento adecuado para las renovaciones y evitar incrementos futuros.
La optimización de costes IT no consiste únicamente en reducir presupuesto. También implica identificar dónde existen oportunidades reales de mejora y dónde es más beneficioso preservar las decisiones ya tomadas.
Además del análisis económico, el assessment permitió identificar oportunidades para mejorar la integración entre las distintas plataformas tecnológicas y reducir tareas manuales derivadas de procesos duplicados.
Este análisis ayudó a priorizar iniciativas orientadas a mejorar la eficiencia operativa y aprovechar mejor las capacidades ya implantadas durante el proceso de digitalización.
La conclusión fue clara: el valor de una plataforma no depende únicamente del coste de sus licencias. También es importante analizar cómo se integra con el resto del ecosistema tecnológico y el impacto que tiene sobre la forma de trabajar de los equipos.
El benchmark sectorial permitió validar la trayectoria de optimización que la compañía ya había iniciado.
El presupuesto IT se había reducido un 18% y el equipo tecnológico se había redimensionado un 29%. Como resultado, el gasto IT se situaba en torno al 1,8% de la facturación, lo que está dentro de la media de las referencias analizadas para el sector.
Esta conclusión aportó una visión más precisa sobre el punto de partida. El reto principal no era un sobredimensionamiento generalizado de la función IT, sino la necesidad de seguir optimizando determinadas plataformas, integraciones y decisiones contractuales.
El proyecto culminó con una hoja de ruta 2025-2030 para cada plataforma crítica. Cada sistema quedó asociado a una decisión concreta: consolidar, optimizar o sustituir. Las actuaciones se priorizaron y se vincularon con los vencimientos de los contratos, utilizando cada renovación como una ventana para tomar decisiones con mayor capacidad de negociación.
El assessment también identificó la plataforma de gestión de obra como un punto crítico de la experiencia de usuario. Su valoración, de 2,48 sobre 5, reflejaba margen de mejora para capturar todo el valor esperado de la inversión realizada. A partir del diagnóstico se definió un plan de intervención específico para mejorar su adopción y maximizar el retorno de la plataforma.
El resultado fue una estrategia tecnológica basada en datos, costes reales y ciclos contractuales, que permitió a Grupo Construcía disponer de una visión clara sobre dónde optimizar costes, qué inversiones proteger y cómo evolucionar su ecosistema IT hasta 2030 sin comprometer las capacidades digitales ya alcanzadas.
La optimización de costes IT va más allá de reducir el presupuesto tecnológico. Un assessment estratégico permite evaluar el rendimiento de las plataformas, identificar oportunidades de mejora, priorizar inversiones y planificar la evolución del ecosistema tecnológico con una visión de largo plazo.
En este proyecto, Grupo Construcía obtuvo una hoja de ruta basada en datos para tomar decisiones con mayor confianza, aprovechar mejor las inversiones realizadas y preparar su entorno tecnológico para los próximos años.
Un assessment estratégico de IT evalúa el estado de la función tecnológica de una organización para identificar oportunidades de optimización, analizar el coste total de propiedad (TCO), priorizar inversiones y definir una hoja de ruta tecnológica basada en datos.
Permite identificar oportunidades de optimización de costes, mejorar el aprovechamiento de las plataformas existentes, detectar oportunidades de integración entre sistemas, validar el dimensionamiento de la función IT y planificar las decisiones tecnológicas futuras.
Es especialmente recomendable tras un proceso de transformación digital, antes de renovar contratos tecnológicos relevantes, durante iniciativas de optimización de costes o cuando la organización necesita definir la evolución de su ecosistema tecnológico.